¿Cuáles son las autoridades tributarias en Colombia?
Para empezar, debemos aclarar que la DIAN no es la única autoridad tributaria en Colombia, también son autoridad tributaria cada uno de los más de 1.100 municipios del País, los 32 departamentos y seguramente centenas de entidades del orden nacional y territorial. Entendiendo como autoridad administrativa en materia tributaria aquella que la ley ha designado como titular de un tributo que bien puede ser un impuesto, tasa o contribución.
También es preciso mencionar que la Ley 383 de 1997 y la Ley 788 de 2022 establecen que las entidades territoriales deben aplicar los procedimientos del Estatuto Tributario, así mismo, la Ley 1066 de 2006 señala la obligatoriedad de todas las entidades públicas de aplicar las normas de cobro coactivo del mismo Estatuto para el procedimiento de cobro.
Bajo ese entendido, podemos concluir razonablemente que lo que se señala a continuación en materia de notificaciones, se aplica a cualquier autoridad del orden nacional o territorial que pretenda la determinación, discusión o cobro de algún tipo de tributo.
Importancia y tipos de notificaciones en materia tributaria
En primer lugar, es importante señalar que las notificaciones son como la columna vertebral de las personas, cuya función es sostener el cuerpo y mantener la postura, en el mismo sentido, las notificaciones son las que permiten darles vida a los procesos administrativos en materia tributaria, sin notificaciones simplemente no hay proceso.
Las notificaciones son las comunicaciones que deben recibir los interesados o afectados por un proceso tributario para nuestro caso, que le permitirán conocer las decisiones proferidas por la autoridad y ejercer su derecho de defensa, tal como lo señala la Corte Constitucional.
Cómo se anunció en el título, nos vamos a referir a algunos aspectos que las personas deben tener en cuenta en las actuaciones tributarias de las autoridades que normalmente se refieren a los impuestos de Renta, IVA, Predial, Industria y Comercio – ICA y Vehículos.
En principio, las actuaciones tributarias se notifican a la dirección informada por el contribuyente, bien sea a su dirección física o al correo electrónico, pero en todo caso, será la que informe el contribuyente, salvo en la determinación del impuesto predial en los municipios en donde se aplica la factura, en cuyo caso la ley permite que se notifique en la página web del Municipio.
Teniendo claro que se notifica a la dirección informada por los contribuyentes, debemos manifestar que las notificaciones pueden ser electrónicas, personal, por correo, por edicto y por aviso (en algunos casos reemplazada por la web). En general, en el proceso administrativo tributario se puede generar varios tipos de notificaciones, como por ejemplo, cuando no es posible notificar por correo se notifica por aviso o cuando se ordena notificar personalmente y si no es posible surtir esta notificación se deberá realizarla en unos casos, por edicto o en otros por correo, también se presenta el caso de las notificaciones devueltas por correo que terminan notificándose por aviso, hoy en día reemplazado el aviso por la página web de la entidad que pretende la notificación, conforme lo ordena el artículo 568 del E.T.
Reglas clave y errores comunes en las notificaciones
Puntualizados los tipos de notificaciones, es preciso señalar que la notificación electrónica se entiende surtida para la administración en la fecha de envío del correo electrónico, es decir, si la administración tenía hasta el 11 de febrero para notificar una actuación y envía el correo ese día, su notificación será oportuna, pero el contribuyente tendrá los términos para actuar, responder o interponer recursos transcurridos cinco (5) días a partir de la entrega del correo electrónico. En este, como en todos los casos de notificaciones, los términos son hábiles, luego, no se contabilizan sábado, domingo ni días festivos y en este caso, el tema de los 5 días solo aplica a notificaciones por correo electrónico, no para las demás.
También se debe tener en cuenta que desde el 2006 la Ley 1111 que modificó el artículo 565 del Estatuto Tributario, estableció que las actuaciones de la DIAN deberán notificarse de manera electrónica (envío al correo electrónico del contribuyente), mecanismo este que se encuentra funcionando para casi la totalidad de las actuaciones de la DIAN, razón por la cual, es muy importante que todos los contribuyentes tengan actualizada la dirección de notificación en el Registro Único Tributario – RUT, es decir, que el correo electrónico que informen siempre esté vigente y pueda recibir correos, porque lo peor que le puede pasar a un contribuyente es que mantenga desactualizado el correo que registró en la Dian, pues se puede enterar de una sanción o una liquidación oficial por un embargo a sus cuentas bancarias o de sus bienes inmuebles o vehículos o incluso, por una orden de captura por parte de un juez penal cuando se trate de retenciones en la fuente, IVA o impuesto al consumo. Si bien esto suena un poco dramático, la realidad es que sucede con más frecuencia de la que se quisiera.
En algunas entidades territoriales se siguen notificando actuaciones por correo físico, utilizando empresas que realizan legalmente la actividad postal en Colombia, en cuyo caso, se deberá tener actualizada la dirección física de notificaciones.
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Ahora, dado el caso que no se pueda realizar la notificación, bien sea electrónica o física, la administración tributaria deberá notificar por aviso mediante la web o por edicto, cuando se requiera notificar la resolución que resuelve el recurso de reconsideración.
Además de las generalidades mencionadas, las personas y empresas deben tener presente que no siempre que fracasa un intento de notificación se debe a responsabilidad del contribuyente, en algunas ocasiones si bien la administración tributaria menciona que los actos se han notificado debidamente, se hace necesario verificar con el expediente administrativo que lleva la Entidad, que en efecto la notificación sí se realizó, que se efectuó dentro de la oportunidad legal y que lo hizo en debida forma, es decir, no puede la administración tributaria notificar por aviso en la web una actuación que debió notificar por correo o personalmente o de manera electrónica.
Incluso, en algunas ocasiones aun cuando exista la certificación de notificación de la empresa de servicio postal con alguna anotación, será necesario verificar la veracidad de la misma, por ejemplo, puede aparecer en el certificado o acuse: “dirección no existe” o “cerrado” o “rehusado”, pero si no es cierto lo que afirma el certificado, el contribuyente deberá buscar los medios probatorios que tenga a su alcance para desvirtuar la presunción de veracidad que evidentemente tiene el certificado de la empresa postal.
Deberá utilizar entonces, mapas, certificados catastrales con la dirección, pruebas de servicios públicos que sí llegan a la dirección, fotos, minutas de recepción del edificio o conjunto que permitan desvirtuar lo mencionado en los certificados de acuse. Lo mencionado evidentemente no es la regla, pero se dan casos en el día a día en donde el cartero no realiza debidamente su trabajo, dejando al contribuyente en ocasiones, expuesto a perder discusiones por cientos o miles de millones de pesos.
Otro aspecto que debe tenerse en cuenta como lo ha señalado la Corte Constitucional y el Consejo de Estado, es que la notificación por aviso y las notificaciones por correo que hayan sido devueltas, que se notifican en la web, son formas supletorias y extraordinarias de notificación de las actuaciones, es decir, solo se usan cuando la administración no tiene correo físico, ni electrónico, ni otra forma de contactar o ubicar al contribuyente; razón por la cual, en ocasiones, las notificaciones en la web de la entidad no se ajustan a derecho cuando se logra probar que la Administración conocía otra dirección física o electrónica del contribuyente, o cuando el correo, como se mencionó, fue indebidamente devuelto, lo que conlleva necesariamente a intentar la actuación que corresponda en ejercicio del derecho de defensa.
Así las cosas, siempre se debe verificar la debida notificación de las actuaciones proferidas por las autoridades tributarias, para lo cual, es necesario pedir copia del expediente administrativo, si la actuación no se notificó en debida forma no se puede tener en firme las consecuencias del acto que se notifica, las notificaciones por edicto, por aviso y en la web son extraordinarias y normalmente no deberían darse y si se dan, se debe verificar al detalle su legalidad y por último, tener en cuenta que los términos siempre son hábiles salvo que la misma ley diga que son corrientes.
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